Kommunens sidste 50 år skal i arkivet
Et af de mere besynderlige breve, der dukkede frem, da medarbejderne på København Stadsarkiv var ved at gennemgå og sortere arkivet fra overborgmesterens kontor, var et brev fra en østrigske kvinde, der tilbage i 1980’erne skrev til kommunen for at få et billede af Egon Weidekamp, som hun mente var sådan en pæn og nydelig mand, at hun gerne vil bede for ham.
Teamkoordinator Hans Kruse Rasmussen fortæller om brevet, mens han viser rundt i stadsarkivets magasin i Høje Taastrup, hvor ansatte arbejder med det såkaldte 10-årsprojekt, som skal sikre, at kommunens papirdokumenter fra de sidste 50 år bliver arkiveret, så byens historie bliver sikret for eftertiden.
I 2007 var Københavns Stadsarkiv på grund af pladsmangel nemlig nødt til at sætte et stop for indsamling af kommunale arkivalier. Med opførelsen af et nyt magasin i Høje Taastrup blev det i 2019 igen muligt at samle ind.
For forvaltningerne betød det, at de nu kunne få deres arkivalier ud af fugtige kældre og gamle skabe og få materialet opbevaret under betryggende forhold på et topmoderne magasin.
Mængden af materiale, der skulle indhentes fra kommunens forvaltninger, blev omregnet til meter og tid, og det blev vurderet, at papirmaterialet ville fylde 40 hyldekilometer og arbejdet med at sortere og registrere ville tage ti år. Derfor navnet 10 års-projektet.
Indblik i byens demokrati
Arbejdet er nu godt i gang. ”Vi er ved at tømme kommunen for papir”, siger Hans Mølgaard, der også er teamkoordinator. Han er gået ind i det såkaldte ordningsrum, hvor ansatte er i gang med at rense det indkomne materiale for det, der hedder ”arkivfremmed materiale”. Det er clips, plastikcharteks og andre ting, der på sigt kan skade de papirer, som i Københavns Stadsarkiv bliver omtalt som dokumenter eller arkivalier.
Brevet fra den østrigske kvinde er et dokument. Fuldstændig som alt det andet materiale, der kommer ind.
”I den mere seriøse ende har vi dokumenterne fra de fire år, hvor der var bydelsråd”, fortæller Hans Kruse Rasmussen og fortsætter: ”De giver et spændende indblik i byens demokratiske historie.” Og Hans Mølgaard går hen til en række metalskabe, der skal tømmes for kartotekskort, som skal pakkes ind i arkivæsker, inden de bliver deponeret i arkivet.
Skabene kommer fra Folkeregistret og er fulde af kort, hvor navn og fødselsår på byens borgere blev registreret fra 1923 og frem til 1968, da der kom cpr-nummer. Ligesom Politiets registerblade, som kom før kartotekskortene og var en forløber for folkeregistret, giver indholdet i de store metalskabe indblik i, hvem der har boet hvor og hvor længe i byen.
Digitalisering er nemmere end papir
Siden 2000 er kommunens drift blevet mere og mere digitaliseret, så der er mindre mængder af fysisk papir, der skal arkiveres. Til gengæld er verden blevet mere kompliceret og sagsmængderne langt mere omfattende end tidligere, siger Hans Mølgaard.
Når det er sagt, understreger Mølgaard og Kruse Rasmussen, at journaliseringen i de moderne elektroniske journalsystemer, er er nemmere at håndtere end mange af de journalsystemer, der findes i de gamle papirarkiver
