Bestilling, lån og brug af afleverede arkivalier

Som medarbejder i en forvaltning kan du låne arkivalier til administrativ brug. Enten arkivalier som forvaltningen selv har skabt og afleveret til arkivet, eller som er relateret til forvaltningens sagsområder. Læs hvordan her.

Lån arkivalier til administrativt brug

Forvaltninger kan:

  • hjemlåne arkivalier, de som arkivskaber har afleveret til Stadsarkivet.
  • bestille og låne arkivalier, der er afleveret fra andre forvaltninger, hvis arkivalierne er relateret til sagsområder, som forvaltningen helt eller delvist har overtaget.

Oprettelse af låner

For at kunne låne arkivalier til administrativt brug skal en forvaltning oprettes som låner.

Når en forvaltning opretter sig som låner for at kunne foretage et myndighedslån, skal en medarbejder registreres som låneberettiget medarbejder.

Den låneberettigede medarbejder vil få en brugerprofil hos Stadsarkivet og mulighed for at bestille arkivalier via arkivdatabasen Starbas.

Forvaltningen kan have flere låneberettigede medarbejdere.

Det er forvaltningens ansvar:

  • at meddele Stadsarkivet ændringer i medarbejdernes brugerprofiler.
  • at de regler, der gælder for udlånet, bliver overholdt i forbindelse med forvaltningslån.

For oprettelse kontakt Hans Mølgaard. Se kontaktoplysninger øverst.

Bestilling af arkivalier

Arkivalier bestilles via arkivdatabasen Starbas af låneberettigede medarbejdere.

Stadsarkivet kan vælge at levere en scannet version af det bestilte frem for at udlåne det fysiske arkivalie. Dette er uden udgift for forvaltningen

Afhentning og returnering af bestilte arkivalier

Det er forvaltningen selv, der står for afhentning og aflevering af de bestilte arkivalier.

Afhentning og aflevering kan ske følgende steder:

  • Stadsarkivets Læsesal på Rådhuset (se åbningstider).
  • Stadsarkivets Magasin på adressen Erik Husfeldts Vej 4, 2630 Taastrup (efter aftale).
  • Via Intern Post. Kun de forvaltninger, som er tilknyttet Intern Post.

Regler for hjemlån af arkivalier

Lånetiden er op til 90 dage med mulighed for forlængelse med op til 90 dage. Bemærk: Lånetiden kan ikke forlænges, hvis en anden bruger har bestilt arkivaliet.

Når lånetiden og en eventuel forlængelse er udløbet, er det forvaltningens ansvar, at sørge for returnering af de lånte arkivalier.

Håndtering af hjemlånte arkivalier

  • De hjemlånte sager skal ved afleveringen være af helt samme indhold og i samme stand som ved udleveringen.
  • Den orden, arkivalierne er lagt i arkivæsken i, skal være intakt, når arkivalierne returneres.
  • Den medfølgende låneseddel skal altid følge arkivaliet og skal altid være placeret øverst i denne ved aflevering.
  • Ved arkivalier, der er placeret i en arkivæske, skal låg og bund altid holdes sammen.
  • Det påhviler forvaltningen at opbevare hjemlånte arkivalier klart adskilt fra egne sager.
  • Det hjemlånte materiale skal opbevares på en måde, så det er sikret imod tyveri.
  • Materialet hjemlånes udelukkende til forvaltningens eget brug, og materialet må derfor ikke tilgå en anden forvaltning eller andre uvedkommende.
  • Forvaltningen har selv ansvar for, at hjemlånt arkivmateriale transporteres, opbevares, håndteres og benyttes i overensstemmelse med arkivlovgivningens bestemmelser og Rigsarkivets regler for håndtering og benyttelse af arkivmateriale.
  • Hvis Stadsarkivet ved returneringen skal bruge tid på genordning eller udskifte arkivæsker, påhviler det forvaltningen at udrede omkostningerne.

Sagsbehandlingstider

Vi bestræber os på at besvare alle henvendelser hurtigst muligt og altid inden for 14 dage.