Gode råd om bevaring
I bevaringsplan for Københavns Kommunes arkivalier kan I finde oplysninger om hvad, der skal gemmes for eftertiden. Bevaringsplanen gælder for papirarkivalier, der er skabt i perioden 1970 til og med 2006. Har I materiale liggende fra før 1970, skal I kontakte Stadsarkivet.
For papirarkivalier skabt efter 1. januar 2007 findes flg. regler og vejledning for bevaring og kassation:
Bemærk bestemmelser om særlig lokal bevaring i Københavns Kommune er gældende fra 1970 og frem.
Rigsarkivet har derudover udstedt supplerende bevaringsbestemmelser vedr. børnesager og ægteskabsbøger.
Det er en god idé at indrette jeres arkiv efter, hvad der skal bevares, og hvad der skal kasseres. På den måde kan I nemt finde frem til det bevaringsværdige materiale, når en aflevering til Stadsarkivet kan ske. Det er ikke tilladt at aflevere materialet til andre arkiver end Stadsarkivet. Jeres eget arkiv er en midlertidig foranstaltning, indtil materialet er ude af administrativ og retlig brug.
Om digitalisering
Ved digitalisering af bevaringsværdige papirarkivalier og ønske om efterfølgende kassation, skal projektet godkendes af Rigsarkivet. Det vil sige, at når I planlægger en digitalisering, skal I kontakte Stadsarkivet. Så hjælper vi jer med at indhente samtykke fra Rigsarkivet.
- Vejledning til Bekendtgørelse om digitalisering af bevaringsværdige papirarkivalier(åbner i ny fane)
Gode råd om indretning af arkivlokaler
Arkivalier (f.eks. papir, film, lyd- og videobånd) nedbrydes med tiden. Ved indretningen af jeres arkiv skal I derfor være opmærksomme på gulvenes bæreevne og belægning, vægflader, vinduesareal og adgangsforhold, reolernes placering, elinstallationer, rørføring, luftfugtighed og temperatur, tyverisikring og brandsikring. Er materialet f.eks. angrebet af svampe, skal dette anmeldes til Rigsarkivet, som tager stilling til videre håndtering. Stadsarkivet bistår også gerne med vejledning i forbindelse med anmeldelse.
Aflevering hvornår?
Stadsarkivet modtager kun bevaringsværdigt materiale, og det er jeres ansvar at pakke og klargøre afleveringen. Se mere herom i Retningslinjer for aflevering af papirarkivalier til Københavns Stadsarkiv.
Aflevering af materiale kan kun ske efter aftale med Stadsarkivet.
Hovedreglen er, at Stadsarkivet modtager papirmateriale, når det er 20 år gammelt. Afleveringsdatoen regnes fra den sidste indførsel i en protokol eller fra seneste dokumentdato i en sag. Materiale kan undtages fra aflevering, hvis det er i fortsat administrativ brug, som f.eks. tegningsarkiver.
Hvis der i mellemtiden sker en nedlæggelse af jeres institution, og ingen andre overtager arbejdsområderne, skal materialet straks afleveres til Stadsarkivet.
Flyttes arbejdsområder fra en institution til en anden inden for Københavns Kommune, skal Stadsarkivet underrettes herom. Materialet skal holdes adskilt i den overtagende institution med mindre andet aftales med Stadsarkivet.
Flyttes arbejdsområder uden for den københavnske kommunale forvaltning, skal den overtagende institution inddrages under Københavns Kommune arkivbestemmelser.
Aflevering hvordan?
Det bevaringsværdige materiale skal ordnes og pakkes i særlige arkivæsker, og evt. kopier, elastikker og plastikomslag skal fjernes.
Stadsarkivet har udviklet et indtastningsprogram, som skal bruges til registrering af arkivalierne og udskrivning af etiketter og stregkoder til æskerne.
Den enkelte forvaltning afholder alle udgifter, der er forbundet med det afleveringsforberedende arbejde. Der kan indgås aftale om, at Stadsarkivet udfører dette arbejde, efter reglerne om indtægtsdækket virksomhed.
Makulering
Materiale, som ikke skal afleveres til Stadsarkivet, kan kasseres, når det ikke længere er i administrativ brug, og det skal altid destrueres på betryggende vis. Træffer I aftale med et privat firma om makulering, skal det sikres, at transporten af materialet foregår i aflåste containere, og at destruktionen rent faktisk finder sted.