Alt i eDoc
Det er større og anderledes end fortidens arkivsystemer. Siden 2004 har det digitale kæmpesystem eDoc været brugt til at holde styr på og dokumentere kommunens arbejde med alt fra byggesager og anbringelser til hjemmepleje og ledige. De ældste data er arkiveret. Nu sikrer digitalarkivarer, at data fra 2010-2016 bliver bevaret, så de mange sager og dokumenter også kan læses om 100 år.
Ét system til alle systemerne
Det er ikke nyt, at kommunen arbejder digitalt. I Københavns Stadsarkiv findes mere end 100 elektroniske systemer, som kommunen har brugt. Det ældste er fra 1979. Systemerne indeholder data om bl.a. trafiktællinger, skoleelever og økonomi. Områder hvor man tidligt udnyttede digital teknologi.
Formålet med eDoc var at effektivisere arbejdsgange samt sikre mulighed for indsigt i kommunens arbejde til gavn for både borgere og medarbejdere. Det særlige ved systemet er, at det samler alle de oplysninger, som før skulle findes i titusindvis af protokoller, hængemapper og it-systemer forskellige steder i kommunen.
Derfor er alt stort, når det kommer til eDoc. Det er svimlende tal 17 millioner dokumenter, 2,5 millioner sager 40 terabytes data. Det rummer mere data, flere sager og flere dokumenter end noget andet dansk arkivsystem. Alt sammen skabt af omkring 5.000 kommunalt ansatte mellem 2010 og 2016.
Nye muligheder for brug af arkivalier
Det kan virke uoverskueligt. Men i virkeligheden er det nemmere at finde oplysninger i eDoc end i fortidens gulnede papirer. For alt er søgbart. Det giver historikere og andre arkivbrugere helt særlige muligheder for at dykke ned i de nyeste kapitler af byens historie.
Gå selv på opdagelse
Hør podcast:
