Hvorfor bevaring og aflevering?
Vi kan ikke gemme alt for eftertiden. Men vi skal gemme materiale, som dokumenterer væsentlige administrative og retlige forhold af betydning for borgere og myndigheder og materiale, som kan bidrage til den historiske forskning.
Arkivloven fastsætter bestemmelser om offentlige arkivalier, herunder alt materiale, der produceres i Københavns Kommune.
Rigsarkivaren bestemmer, hvad vi skal gemme for eftertiden. Der er forskel på reglerne om bevaring og kassation afhængig af, om materialet er på jeres papirhylder eller i jeres it-systemer.
Dertil har Københavns Kommune sine egne arkivbestemmelser, der regulerer området for forvaltningerne.
Stadsarkivets formål
Stadsarkivets formål er at modtage arkivalier, som har betydning for københavnerne og deres bys historie. Vi gør materialet tilgængeligt for myndighederne, offentligheden og forskningen, og vi bidrager til udforskning, dokumentation og formidling af Københavns historie.
Organisatorisk hører Stadsarkivet under Københavns Kommunes Kultur- og Fritidsudvalg, mens arkivansvaret i henhold til arkivloven hører under Økonomiudvalget.
Stadsarkivet er Københavns Kommunes konsulent i arkivspørgsmål. I er derfor altid velkomne til at kontakte os om stort som småt.
Københavns Kommunes retningslinjer for arkivering
Økonomiudvalget godkendte på møde den 7. december 2010 fælles retningslinjer for journalisering og arkivering, som dermed skal lægges til grund for al journalisering i Københavns Kommune. De reviderede retningslinjer er fra foråret 2019.
Arkivansvarlig
Hver forvaltning udpeger en arkivansvarlig, som skal have det overordnede ansvar for at sikre, at arkivmæssige hensyn varetages, mens arkivalierne er i den enkelte forvaltnings varetægt.
Arkivkoordinator
Hver forvaltning udpeger en koordinator for digital arkivering, som refererer til forvaltningens arkivansvarlige. Arkivkoordinatoren har følgende funktioner:
- At være kontaktperson mellem forvaltningen og Københavns Stadsarkiv.
- At deltage i statusmøder med Københavns Stadsarkiv.
- At koordinere forvaltningens afleveringssager, mhp. at sikre fremdrift og prioriteringer af ressourcer.
- At involvere forvaltningens arkivansvarlige efter behov.
- At assistere systemejere efter behov i arkivrelaterede opgaver.