Det overordnede regelgrundlag for arkivering er fastsat i arkivloven. Københavns Kommune har dertil udformet retningslinjer for, hvordan arkivlovens bestemmelser udmøntes i kommunen.
På baggrund af oplysninger fra Københavns Kommunes forvaltninger kan Københavns Stadsarkiv fastslå, om data skal bevares for eftertiden, og en aflevering skal ske. Bevaringsværdige systemer indeholder oplysninger af væsentlig administrativ, retlig eller historisk betydning.
Der er regler for, hvordan en aflevering til Stadsarkivet skal udarbejdes. Det gælder f.eks. særlige krav om struktur, relationer, tegnsæt, datatyper og digitale dokumenters formater. Det er derfor en god idé at inddrage os tidligt i processen, f.eks. ved udformning af kravspecifikation og udarbejdelse af tilbud. På den måde kan I sikres mod unødvendige udgifter, hvis systemet skal bevares for eftertiden.
Anmeldelse af it-systemer
Alle it-systemer skal anmeldes til Stadsarkivet, inden de tages brug. I skal anmelde systemet i FISKK. Hvis systemet vurderes bevaringsværdigt iht. lovgivningen, opfordrer Københavns Stadsarkiv til dialog om systemets tekniske og administrative indretning, der eventuelt kan have betydning for fremtidig arkivering af systemet.
Gode råd om indretning af it-systemer
Digital systemer med bevaringsværdige data skal indrettes således, at alle sager, dokumenter og andre data kan findes igen – også af andre end os selv.
Overhold god journalskik, som det er nedskrevet i jeres journalinstruks, brugervejledning eller lignende. Benyt jer af en ensartet registrering af data i systemet. Undgå skyggearkiver på lokale drev eller papirbunker på borde og hylder. Læg kun tilladte filtyper ind i systemet.
Bemærk, at det ikke er tilladt at slette i bevaringsværdige systemer, før en aflevering er godkendt af Stadsarkivet.
Aflevering hvornår?
Stadsarkivet fastsætter tidspunktet for, hvornår systemerne skal afleveres. Ved systemer med persondata, som er omfattet af GDPR, sættes afleveringstidspunktet inden en evt. sletning skal finde sted.
Det anbefales, at vi tager hul på afleveringen i fællesskab ca. et halvt år til et år inden afleveringstidspunktet, afhængig af systemets struktur og størrelse.
Aflevering hvordan?
Systemet skal omdannes fra en driftsversion til en arkiveringsversion. Arkiveringsversionen er systemuafhængig og består af et udtræk af data kombineret med teknisk og administrativ dokumentation.
Rigsarkivet har fastsat regler for, hvordan arkiveringsversionen skal se ud. Det gælder f.eks. særlige krav om struktur, relationer, tegnsæt, datatyper og elektroniske dokumenters formater.
Stadsarkivet udsteder en afleveringsbestemmelse for hver enkelt aflevering. Heri fastsættes den konkrete udformning af arkiveringsversionen.
De generelle afleveringsregler suppleres med en afleveringsbestemmelse, som udstedes af Stadsarkivet og er specifik for det enkelte system.
Institutionen, hvorfra systemet afleveres, betaler alle udgifter, der er forbundet med udarbejdelsen af arkiveringsversionen. Arkiveringsversionen udarbejdes typisk af leverandøren af systemet eller en anden it-leverandør. I særlige tilfælde kan Stadsarkivet udføre dette arbejde. Kontakt os for nærmere oplysninger om dette.
Sletning
Er systemet bevaringsværdigt, fastsætter vi en afleveringsdato inden slettefristen.
Ingen data må slettes, før bevaringsværdige systemer er afleveret og godkendt af Stadsarkivet. Se arkivloven, § 21 og bestemmelser om aflevering, § 6.
Sletning af ikke-bevaringsværdige data kan finde sted, når systemerne ikke længere er i administrativ brug.