Arkivering – Forvaltningerne og arkivet

Om hvordan Københavns Kommune skal forholde sig til reglerne på arkivområdet. Reglerne omfatter både papirarkivalier og elektroniske arkivalier. Find oplysninger om anmeldelse og godkendelse af it-systemer, bevaring, kassation og aflevering, samt om udlån af arkivalier til Københavns Kommune.

Fra Stadsarkivets magasin, hvor arkivets samling af arkivalier på papir opbevares. Foto: Mads Neuhard, Københavns Stadsarkiv

Om arkivalier

Arkivalier er informationer i f.eks. it-systemer, på papir, cd, film, lyd- og videobånd. Informationerne opsamles i forbindelse med en forvaltnings eller en institutions virksomhed.

Digitale arkivalier

Alle it-systemer skal anmeldes til Stadsarkivet, inden de tages i brug i Københavns Kommune. Det gælder både systemer med og uden personoplysninger. Anmeldelsen sker i praksis gennem FISKK (Fælles Information om Systemer i Københavns Kommune).

Papirarkivalier

Alt papirmateriale i jeres ringbind, hængemapper og kasser i kælderen er omfattet af arkivlovgivningen. Det gælder også filmruller, lyd- og videobånd.

Reoler i Stadsarkivets magasin. Foto: Mads Neuhard, Københavns Stadsarkiv

Bestilling og udlån

Københavns Kommunes institutioner og forvaltninger kan låne materiale, der er afleveret til Stadsarkivet. Både digitale - og papirarkivalier er søgbare i Arkivfinder.

Regelsæt

Reglerne inden for arkivområdet består af arkivloven og en række bekendtgørelser udstedt af Rigsarkivet. Hertil har Københavns Kommune vedtaget et antal bestemmelser for håndteringen af arkivalier. Til regelsættet findes ofte vejledningsmateriale, og vi bistår også med råd og vejledning.

Der kommer løbende materiale fra kommunens kontorer, kældre og loftsrum. Dokumenterne er bragt ind fra de forskellige forvaltninger og efter modtagelsen på arkivet sorterer og renser ansatte materialet, der efterfølgende bliver registreret og gjort tilgængeligt for forvaltningerne og borgerne. Foto 2020: Mads Neuhard, Københavns Stadsarkiv.

10års-planen

Over de næste 10 år skal kilometervis af arkivalier afleveres til Københavns Stadsarkiv. Det skyldes at nye magasinforhold har banet vejen for aflevering af det bevaringsværdige arkivmateriale, der opbevares i kommunens forvaltninger.

NEA – Netværket Elektronisk Arkivering

NEA tilbyder en lang række specialiserede ydelser inden for digital arkivering af kommunale data.